Документирование управленческой деятельности

Министерство образования и науки Российской Федерации Сибирский федеральный университет

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Учебно-методическое пособие для практических занятий

Электронное издание

Красноярск СФУ 2012 1

УДК 005.3(07) ББК 60.844я73 Д638 Д638 Документирование управленческой деятельности: учебно-методическое пособие для практических занятий [Электронный ресурс] / сост. И. А. Цветочкина. –

Электрон. дан. – Красноярск: Сиб. федер. ун-т, 2012. – 1 диск. – Систем. требования: PC не ниже класса Pentium I; 128 Mb RAM; Windows 98/XP/7; Microsoft Word 97-2003/2007. – Загл. с экрана. Учебно-методическое пособие содержит основные темы и краткое описание разделов дисциплины, представлены рекомендации для проведения практических занятий в форме деловой игры «Создай свою организацию». Предназначены для бакалавров по направлению 080200.62 «Менеджмент» профиля подготовки 080200.62.00.08 «Управление проектами». УДК 005.3(07) ББК 60.844я73 © Сибирский федеральный университет, 2012 Учебное издание Документирование управленческой деятельности Подготовлено к публикации редакционно-издательским отделом БИК СФУ Подписано в свет 3.04.2012 г. Заказ 6778. Уч.-изд. л. 2,4., 399,25 Мб. Тиражируется на машиночитаемых носителях. Редакционно-издательский отдел Библиотечно-издательского комплекса Сибирского федерального университета 660041, г. Красноярск, пр. Свободный, 79 Тел/факс (391)206-21-49. E-mail [email protected] http://rio.sfu-kras.ru

2

Оглавление  1. Цели и задачи изучения дисциплины ...................................................................................... 4  2. Структура и правила деловой игры «Создай свою организацию» .................................... 5  3. Содержание практических занятий ......................................................................................... 7  Практическое занятие 1. Создание организации ................................................................... 7  Практическое занятие 2. Стандартизация оформления организационнораспорядительных документов ............................................................................................... 11  Практическое занятие 3. Организационные документы, их составление и оформление ........................................................................................................................................................ 14  Практическое занятие 4. Состав и создание распорядительных документов ............... 18  Практическое занятие 5. Информационно-справочные документы .............................. 21  Практическое занятие 6. Документы по личному составу ................................................ 27  Практическое занятие 7. Документирование работы с персоналом. Составление личных документов ................................................................................................................... 31  Практическое занятие 8. Организация работы с документами. Автоматизация документационного обеспечения управления...................................................................... 35  4. Глоссарий .................................................................................................................................... 38  5. Библиографический список ..................................................................................................... 41  Основной .......................................................................................................................................... 41  Дополнительный ............................................................................................................................ 41  Интернет-ресурсы .......................................................................................................................... 43 

3

1. Цели и задачи изучения дисциплины Управление современным предприятием требует создания разнообразных документов, без которых невозможно решать задачи планирования и организации, оперативного управления всеми аспектами его деятельности. В документах содержится информация, необходимая для анализа ситуации и принятия управленческих решений. Управленческие решения получают документальную форму для передачи соответствующей информации и обеспечения исполнения решений. Поэтому деятельность менеджера предприятия непосредственным образом связана с документами, а руководители предприятий несут персональную ответственность за организацию работы с документами и документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с основами законодательства Российской Федерации по документационному обеспечению управления. Целью дисциплины является ознакомление студентов с теорией и практикой документирования и основами организации работы с документами предприятия с использованием современных автоматизированных технологий. Задачами дисциплины является формирование у студентов умений и навыков в области создания управленческих документов, обладающих юридической силой и способных служить эффективным механизмом реализации управленческих решений, а также получение знаний о принципах рациональной организации работы с документами и требованиях к хранению документального фонда предприятия. В результате изучения дисциплины «Документирование управленческой деятельности» студенты должны знать: - положения основных законодательных и нормативных актов и в области делопроизводства и архивного хранения документов; - основные термины в области документационного обеспечения управления; - требования к составлению и оформлению организационнораспорядительных документов; - технологию организации работы с документами и принципы архивного хранения документов на предприятии; - способы создания документов с использованием прикладных офисных программ. Должны уметь: - составлять и оформлять наиболее важные организационнораспорядительные документы; - разрабатывать организационные меры по совершенствованию документирования управленческой деятельности на предприятии; - пользоваться современными компьютерными технологиями в оформлении и составление управленческих документов. Должны владеть навыками:

4

- составления бланков и шаблонов организационно-распорядительных документов предприятия; - планирования и организации работы службы делопроизводства на предприятии; - работы с документами с использованием компьютерной техники. 2. Структура и правила деловой игры «Создай свою организацию» Практические занятия по курсу «Документирование управленческой деятельности» существенно повышают прочность усвоения и закрепления изучаемых знаний и умений, направлены на решение следующих учебных задач: 1) обобщение, систематизацию, углубление, закрепление полученных теоретических знаний по конкретным темам; 2) формирование умений применять полученные знания на практике; 3) развитие интеллектуальных умений у будущих специалистов: аналитических, проектировочных и др.; 4) выработку таких профессионально значимых качеств, как самостоятельность, ответственность, точность, творческая инициатива. Важной составной частью любой практической деятельности является документирование событий, фактов и процессов этой деятельности, то есть подготовка и оформление соответствующих документов. Усвоение студентами на практике правил подготовки документов и приобретение навыков работы с ними сложный процесс. Активные методы обучения носят творческий характер. При их использовании формируется познавательный интерес и творческое мышление у студентов. Они строятся в основном на диалоге, предполагающем свободный обмен мнениями о путях решения той или иной проблемы, на самостоятельном овладении знаниями в процессе активной познавательной деятельности. Характеризуются высоким уровнем активности как обучающихся, так и обучаемых. Формируются навыки профессиональной деятельности, развивается внимание, речь, творческие способности, умение находить оптимальные решения, предсказывать результат. Активные методы обучения являются универсальным средством профессионально-личностного развития студента. Практические занятия по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» проводятся по правилам деловой игры «Создай свою организацию». Игра представляет собой модель процесса создания и организации управленческих документов. Цель деловой игры – активное освоение студентами практических навыков создания и оформления документов в процесс изучения теоретического курса «Документирование управленческой деятельности». Основные задачи деловой игры подготовить специалиста: 5

- способного оценивать рыночную ситуацию (понимать, анализировать и оценивать внешнюю и внутреннюю среды бизнеса; понимать организацию и те организационные процессы, которые в ней протекают); - усвоившего определенные навыки и умения (качественно работать с документами, понимать их, анализировать, создавать и обрабатывать); - умеющего оперативно работать с информацией и пользующегося оргтехникой (искать, получать, проверять, использовать, обрабатывать и хранить ее); - выработавшего в процессе учебы определенное поведение (получить определенный уровень культурного развития; приобрести умение работать в группе, коллективе; научиться коммуницировать; быть готовым к новым преобразованиям; избавиться от страха перед неопределенностью изменений). Суть деловой игры – учреждение несколькими студентами условной организации, документирование ее регистрации и организационнохозяйственной деятельности. Для этого происходит разделение группы на команды по 3-4 человека, состоящих из руководителя (президента или генерального директора) и менеджеров (руководителей основных направлений). В игре отрабатываются процедуры создания и прохождения документа в разных инстанциях - с момента принятия решения о подготовке до подписания (утверждения), регистрации и отправки адресату. Игра дает возможность участникам почувствовать и осознать остроту и важность проблемы взаимодействия исполнителей и соисполнителей документов, а также различных служб и структурных подразделений, возникающих в игре. В процессе игры решения организационного собрания учредителей сообщаются президентами (руководителями фирм) всем участникам игры и проходят обсуждение, в ходе которого каждая фирма (команда) имеет право задавать вопросы или высказывать замечания. Ход дискуссии, активность участников игры, обоснованность аргументов оцениваются жюри (преподавателем и администраторами игры). После завершения дискуссии продолжается работа внутри фирмы, где рабочие группы завершают разработку учредительных документов, фирменного стиля и оформление офиса. По мере поступления документы рассматриваются, анализируются, оцениваются и обсуждаются рабочими группами каждой фирмы. По результатам обсуждения участникам ставится бальная оценка. Итогом деловой игры является разработка комплекта отредактированных и снабженных необходимыми реквизитами документов. Этапы игры Игра ведется в несколько этапов, самостоятельную работу, главные из которых:

6

сочетающих

аудиторную

и

1. Формирование групп учредителей организаций, выявление их предпринимательских интересов и направлений деятельности, выбора типа собственности и названия будущей организации. 2. Организация собрания учредителей и учреждение, утверждение Устава организации, распределение ролей игроков и выборы руководителя с оформлением Протокола собрания учредителей. 3. Разработка документов в порядке приоритетности и очередности установления контакта с органами регистрации и учета предприятий, назначения работников на должность, организации управленческохозяйственной деятельности фирмы, а также налаживание контактов с клиентами и партнерами по направлениям деятельности. Каждый документ регистрируется в соответствии с требованиями делопроизводства. 4. Формирование готовых документов в папку с оформлением ее обложки как Дело №1 соответствующей организации. По мере прохождения деловой игры участники распечатывают документы и формируют их в папку. Документы должны быть завизированы исполнителями и подписаны руководителями организации. 5. Подведение итогов игры. На практических занятиях оценивается работа команд по трехбалльной системе. Участники деловой игры имеют право поставить баллы каждой команде. В заключение деловой игры подводится общий итог, где суммируются баллы, полученные на всех практических занятиях. 3. Содержание практических занятий Практическое занятие 1. Создание организации Цель — рассмотреть процесс создания общества с ограниченной ответственностью. Задания для самостоятельной работы 1. Проанализировать возможные направления хозяйственной деятельности. 2. Изучить организационно-правовые формы предприятий. 3. Разработать нейминг организации. 4. Разработать фирменный стиль (логотип, визитку, буклет, фирменные цвета и шрифты). 5. Разработать структуру управления организацией. 6. Подготовить презентацию организации. Краткая информация Об обществах с ограниченной ответственностью Общество с ограниченной ответственностью остается самой распространенной организационно-правовой формой юридического лица. Лица, которые уже занимаются предпринимательской деятельностью или которые 7

только планируют открыть «свое дело», чаще всего регистрируют общества с ограниченной ответственностью. В обществе с ограниченной ответственностью, уставный капитал разделен на доли. Участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей, в отличие от физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя, который отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом. Правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности участников Общества определяются Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью». Число участников общества с ограниченной ответственностью не должно превышать 50. При достижении количества участников более 50, общество подлежит преобразованию в акционерное общество в течение года. Общество с ограниченной ответственностью может быть учреждено одним лицом или может состоять из одного лица. Общество с ограниченной ответственностью не может иметь в качестве единственного участника другое хозяйственное общество, состоящее из одного лица (физического или юридического). Учредители общества с ограниченной ответственностью заключают между собой договор об учреждении общества в письменной форме. Учредительным документом общества является Устав. Уставный капитал общества с ограниченной ответственностью составляется из стоимости долей, приобретенных его участниками. Размер уставного капитала общества не может быть менее 10 000 рублей. Уставный капитал ООО определяет тот минимальный размер имущества Общества, который способен гарантировать интересы его кредиторов. В определенной мере размер уставного капитала влияет на возможности внешнего финансирования, деловую репутацию предприятия. На момент регистрации (открытия) общества уставный капитал должен быть оплачен не менее чем наполовину. Оставшаяся неоплаченной часть уставного капитала общества подлежит оплате в течение первого года деятельности общества. Для подготовки документов необходимых для открытия общества с ограниченной ответственностью потребуется следующая информация и копии следующих документов: Наименование создаваемого общества. • Юридический адрес (адрес места нахождения) общества. • Виды экономической деятельности (ОКВЭД), которыми планируете заниматься. • Размер уставного капитала. • Применение упрощенной системы налогообложения. •

8

Какими средствами будет формироваться уставный капитал денежными средствами или имуществом (если стоимость имущества свыше 20 000 рублей, то необходима независимая оценка). • Если количество учредителей два и более, то необходимо определить размер и номинальную стоимость доли в уставном капитале общества принадлежащую каждому учредителю общества. • Кто будет являться Заявителем (это может быть один из учредителей, который после подготовки документов заверит у нотариуса свою подпись в заявлении, затем предоставит документы в регистрирующий орган). • Копии паспортов (первая страница и прописка) всех учредителей и генерального директора Общества. • Копии свидетельств о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации (свидетельство о присвоении ИНН) - если имеется. Для открытия общества с ограниченной ответственностью в регистрирующий орган предоставляются следующие документы: • Заявление по форме Р11001 с нотариально удостоверенной подписью Заявителя. • Устав создаваемого общества. • Договор об учреждении общества (если количество учредителей 2 и более). • Решение о создании общества (если учредителем является одно лицо) или Протокол о создании общества (если количество учредителей 2 и более). • Квитанция об уплате государственной пошлины за регистрацию ООО. • Гарантийное письмо от собственника помещения о намерении предоставить адрес места нахождения (юридический адрес) обществу, заключить договор аренды с обществом. • Копия свидетельства о праве собственности на помещение, предоставляемое в качестве юридического адреса. •

После осуществления процедуры государственной регистрации общества с ограниченной ответственностью, регистрирующий орган выдает следующие документы: Свидетельство о государственной регистрации юридического лица. • Свидетельство о постановке на учет Российской организации в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации. • Устав Общества. • Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Нейминг и регистрация предприятий. Выбор имени для компании – нейминг – это серьезный процесс, требующий особых знаний. Первое, на что необходимо обратить внимание при выборе имени с целью государственной •

9

регистрации предприятия – это язык написания. По закону, название компании должно писаться на русском языке – государственном языке РФ. Организация также может быть зарегистрирована и на языке республики, в которой она находиться. При государственной регистрации юридических лиц введены следующие ограничения на названия: • Нельзя использовать официальные названия иностранных государств. Причем этот запрет касается и полных названий, и сокращенных и даже производных названий. Это значит, что «Австрия-кафе» не подойдет для официального названия при создании юридического лица. • Действует запрет на государственную регистрацию ООО, оформление ИП и создание организаций других правовых форм с названиями, включающими в себя наименования федеральных органов государственной власти, субъектов Российской федерации, международных и межправительственных организаций и общественных объединений. Так что, в этом случае следует подыскать другое, нейтральное в отношении государственных органов название. • Запрещена регистрация предприятий в случае, если их название противоречит общественным интересам и носит выраженный антигуманный и аморальный характер. При создании фирмы, которая будет действовать в рамках организационно-правовой формы некоммерческой организации, название обязательно должно отразить характер деятельности этой компании. Следует отметить, что имя компании, выбранное при создании предприятия, может быть изменено в любой момент, для этого в законодательстве прописана специальная процедура для регистрации коммерческой организации при смене наименования. Да и включить в название такие слова как «Россия» или «Российская Федерация» вполне возможно, но при условии официального разрешения, выдаваемого в установленном Правительством РФ порядке. Есть и еще один нюанс, на который стоит обратить внимание - это уникальность названия. Еще недавно в законодательстве были прописаны ограничения на прием документов для регистрации фирмы с неоригинальным названием, но сейчас официальный запрет снят. Тем не менее, ситуация, когда две или более организаций имеют одно и тоже наименование может быть не самой благоприятной. Дело в том, что компании с точно таким же названием, но зарегистрированная ранее, имеет право на возмещение убытков от незаконного использования наименования третьими лицами. Особенно если это имя – уже хорошо раскрученный бренд, например «Макдональдс» или «ПепсиКола». Такая ситуация абсолютно невыгодна любому предприятию, так как влечет за собой возможные иски и судебные расходы. Рекомендуется, перед тем как подать заявку на государственную регистрацию организации, обязательно проверить выбранное имя по базе данных зарегистрированных товарных знаков ФИПС, а затем, зарегистрировать его в Роспатенте. Так что 10

при оформлении ООО или некоммерческой организации, всегда можно подобрать эффектное и яркое название, отражающее саму суть вашей компании. Вопросы для обсуждения на занятии 1. Обсуждение возможных направлений хозяйственной деятельности и наименования фирмы. 2. Анализ организационно-правовой формы фирмы. 3. Обсуждение нейминга и фирменного стиля организации. 4. Обсуждение общих целевых установок и порядка действий структуры управления организацией. 5. Презентация организации. Практическое занятие 2. Стандартизация оформления организационно-распорядительных документов Цель – рассмотреть основные правила оформления управленческих документов, установленные государственными стандартами. Задания для самостоятельной работы 1. Изучить ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 2. Рассмотреть виды бланков. 3. Ознакомиться с правилами оформления реквизитов, определяющих юридическую силу документов. 4. Определить основные требования к тексту управленческого документа. 5. Охарактеризовать сущность и форматы электронных документов. 6. Составить общий бланк вашей организации: а) при угловом расположении реквизитов бланка; б) при продольном расположении реквизитов бланка. Краткая информация ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» введен взамен одноименного стандарта 6.30-97. Основное и главное отличие нового стандарта состоит в рекомендательном характере государственного стандарта. Впервые в истории отечественной стандартизации в законодательном акте не акцентируется внимания на обязательности стандартных требований. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации "О стандартизации" (в редакции от 30 декабря 2001 г. N 196-ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ. Статья 12 данного

11

закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения. Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) по классу 020000. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так негосударственных структур. Как и ранее, стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов. Бланки организации Для бланков документов ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает два стандартных формата – А4 и А5. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации (02 – герб субъекта Российской Федерации или 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 08 – наименование организации; 14 – место составления или издания документа. Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 04 – код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов: 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа.

12

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов. 15 – адресат; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20 – текст документа. Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция». Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля. Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 08 – наименование организации; 10 – наименование вида документа; 14 – место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов: 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа. Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов. Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке. 13

Наименование организации Общество с ограниченной ответственностью «РАНСАВТО» ОКПО 02832807, ОГРН 1017800370797, ИНН/КПП 7708032140/772001002 Общество с ограниченной ответственностью «ЭТАЛОН» ОКПО 45464501, ОГРН 1068713089571 ИНН/КПП 6164054471/81702003

Адрес Ул.Новосибирская, д.10 город Красноярск, 660049 тел./факс (391)265-43-50 E-mail: [email protected] Ул. Остоженка, 27 Москва, Россия, 121002 Тел./факс (495)291 35 79 www.rrc.ru

Вопросы для обсуждения на занятии 1. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете? 2. Какие реквизиты указываются на бланках? 3. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления? 4. Изложите требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков. 5. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита «Наименование организации». 6. Что может быть включено в состав справочных данных об организации? 7. Представьте бланки, разработанные в вашей организации. Практическое занятие 3. Организационные документы, их составление и оформление Цель – приобретение практических навыков подготовки организационных документов. Задания для самостоятельной работы 1. Определить назначение, виды, этапы подготовки и порядок оформления организационных документов. 2. Определить правила заполнения и оформления структуры и штатной численности, штатного расписания. 3. Охарактеризовать назначение и структуру должностной инструкции. 4. Заполнить заявление на регистрацию вашего ООО. 5. Разработать Устав и Договор об учреждении ООО. 6. Подготовить Протокол собрания учредителей. 7. Составить Структуру и штатную численность и Штатное расписание на 201_ год для организации вашей отрасли, по численности работников, являющегося субъектом малого бизнеса. 8. Разработать Положение об одном из отделов ООО. 9. Разработать должностные инструкции для следующих работников вашей организации: менеджер; начальник отдела делопроизводства; специалист. 14

10. Составить «Правила внутреннего трудового распорядка» для вашей организации. Краткая информация Заявление на регистрацию ООО – форма Р11001 заполняется в электронном виде. Заявление на регистрацию ООО подписывает сам заявитель. Заявителем должен быть один из учредителей ООО. Подпись заявителя на заявлении о регистрации ООО должна быть заверена у нотариуса. Протокол собрания учредителей. Содержание Протокола № 1 собрания учредителей ООО законом не регламентируется. Как правило, протокол должен содержать: Данные о физических или юридических лицах – учредителях, их присутствии на собрании (лично или через представителей), для представителей – основания их полномочий (Устав, доверенность); • Сведения о приглашенных лицах, не являющихся учредителями или их представителями; • Сведения о председателе и секретаре собрания; • Решение о создании и наименовании общества; • Решение об утверждении устава общества; • Решение о назначении исполнительного органа общества (директора, управляющей компании; • Сведения об итогах голосования по каждому из вопросов (в случае отсутствия разногласий достаточно фразы: «Все решения приняты единогласно»). При учреждении компании в форме ООО основополагающим документом является Устав ООО. Устав ООО – это учредительный документ, который определяет основные положения функционирования компании. Устав ООО должен содержать: • полное и сокращенное наименование ООО; • сведения о месте нахождения ООО; • сведения о компетенции управляющих органов ООО, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников ООО, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов; • сведения о размере уставного капитала ООО (без сведений о номинальной стоимости долей в уставном капитале Общества и способах его оплаты!); • права и обязанности участников ООО; • сведения о порядке и последствиях выхода участника из общества; • сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале ООО к другому лицу; •

15

сведения о порядке хранения документов ООО и о порядке предоставления обществом информации участникам ООО и другим лицам; • иные сведения, предусмотренные Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью». Договор об учреждении Общества является гражданско-правовым договором многостороннего характера, который заключается путем составления одного документа. Такой договор должен отвечать общим требованиям, предъявляемым ГК РФ к договорам и сделкам, а также отражать особенности, предусмотренные "Законом об ООО" для данного договора. При этом он не является учредительным документом и не регистрируется налоговыми органами. Договор об учреждении имеет целью регулирование деятельности учредителей по созданию общества с ограниченной ответственностью. После регистрации общества и приобретения им статуса юридического лица совместная деятельность по его созданию завершается, а соответственно прекращается действие договора в связи с его исполнением, достижением поставленной цели. Однако договор не прекращает своего действия после создания Общества, поскольку совместная деятельность учредителей по созданию Общества является лишь одним из элементов комплексного предмета данного договора. Договор об учреждении сохраняет юридическое значение в качестве документа, содержащего сведения о создании общества и об условиях, на которых оно учреждалось. Эти положения не теряют своего значения вплоть до прекращения существования Общества. Структура и штатная численность организации закрепляются в документе, в котором содержится перечень структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия (документ, предусмотренный ОКУД, код 0252211). Данный документ не имеет унифицированной формы и утверждается приказом (распоряжением) руководителя предприятия или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Этот документ служит основанием для составления штатного расписания. Структурное подразделение предприятия выделяется для решения определенных задач, выполнения каких-либо функций и несет ответственность за выполнение возложенных на него задач. Штатное расписание — локальный нормативный акт, который отражает структуру организации, содержит перечень подразделений, наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размеры должностных окладов, надбавок и месячный фонд заработной платы. Для его подготовки •

16

применяется унифицированная форма № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Положение о подразделении (положение об отделе) – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений Положение о подразделении может быть типовым и индивидуальным. Типовые положения (например, типовое положение об отделе кадров) разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе. Не существует нормативно установленных требований к содержанию положения о подразделении. Типовое положение об отделе может включать следующие разделы: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Общие положения. Основные задачи. Функции. Права. Ответственность. Взаимоотношения.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяется место работника в системе управления предприятия, а также закрепляются основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в определенной должности. В наибольшем объеме должностная инструкция может содержать следующие разделы: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Общие положения Функции Должностные обязанности Взаимоотношения (служебные связи) Права Ответственность Поощрения

Вопросы для обсуждения на занятии 1. Анализ Заявления на государственную регистрацию. 2. Рассмотрение Протокола №1 собрания учредителей о создании ООО. 3. Характеристика назначения и структуры Устава организации. 4. Обсуждение Договора об учреждении и Устава ООО. Цели и основные направления деятельности предприятия. 5. Анализ Структуры и штатной численности, Штатного расписания. 6. Представление Положения об отделе. 17

7. Обсуждение должностных инструкций. 8. Обсуждение «Правил внутреннего трудового распорядка» вашей организации. Практическое занятие 4. Состав и создание распорядительных документов Цель занятия – научиться составлять и оформлять основные виды распорядительных документов. Вопросы для самостоятельной работы 1. Определите распорядительные документы, издаваемые на основе принципа единоначалия и коллегиальности. 2. Изучите порядок подготовки распорядительных документов. 3. Оформите приказ по основной деятельности в вашей организации. 4. Составьте распоряжение по направлению деятельности вашей организации. 5. Разработайте решение коллегиального органа по вопросам основной деятельности. Краткая информация Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности задач. Приказы бывают: по основной деятельности; по личному составу. К приказам по основной деятельности относят приказы по организации работ трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам. Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках. Формуляр приказа имеет следующие реквизиты: • Наименование вида документа (приказ), • Дату, номер, место издания, • Заголовок, • Текст, • Состав удостоверения (подпись, печать), • Отметки о согласовании. Датой приказа является дата его подписания, подпись ставится на первом экземпляре. Нумерация приказа введется подряд с января по декабрь в пределах календарного года (№1, №2 и т.д.). Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», например, «О реорганизации предприятия». Недопустимы заголовки типа «Приказ по фирме» или «Приказ директора». Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части указываются основания для издания приказа: 18

• нормативные документы государственных органов; • решения Совета директоров, общих собраний акционеров; • производственная необходимость. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи, предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа (констатирующая часть начинается со слов «В связи…»). В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит: • название вида документа, • автора, • дату, • номер, • заголовок этого документа. Констатирующая часть может начинаться словами «В соответствии…». Констатирующая часть опускается, если причина издания приказа не нуждается в разъяснении. Распорядительная часть приказа излагается в повествовательной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается прописными буквами с новой строки от левого поля, без кавычек). Затем излагается КОМУ, ЧТО СДЕЛАТЬ и ДО КАКОГО ЧИСЛА. Если поручений несколько, то текст делят на пункты, каждое мероприятие оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, которое контролирует выполнение приказа в целом. В приказе могут перечислятся ранее изданные документы, которые этим приказом отменяются. В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным и нормативным актам. Согласование приказа оформляется в виде виз, которые собирают на первом экземпляре приказа. Поскольку приказ является внутренним документом, визы согласования оформляются в нижней части оборотной стороны последнего листа. Подписывает приказы руководитель предприятия или его заместитель, имеющий такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания и регистрации, которая производится отдельно от других документов, если не указан другой срок. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан. 19

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия. Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия. Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...". В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ"). При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты. Распорядительная часть излагается пунктами. Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. Вопросы для обсуждения 1. Назовите виды распорядительных документов. 2. Укажите особенности оформления распорядительных документов.

20

3. Опишите структуру приказа по основной деятельности, состав реквизитов, требования к оформлению. 4. Какая информация указывается в констатирующей части приказа? 5. Чем отличается приказ от распоряжения? 6. Обсуждение Приказа, Распоряжения, Решения по вашей организации. Практическое занятие 5. Информационно-справочные документы Цель занятия – научиться составлять и оформлять основные виды информационно-справочных документов. Вопросы для самостоятельной работы 1. Определите назначение, виды и правила составления информационносправочных документов. 2. Охарактеризуйте деловые письма: функции и классификацию. 3. Оформите структуру и реквизиты делового письма. 4. Рассмотрите электронные письма и веб-документы: особенности составления и оформления. 5. Определите порядок составления и оформления докладных, служебных и объяснительных записок, справок. 6. Акты в деятельности предприятия: виды, правила оформления. 7. На бланке вашего предприятия составьте: гарантийное письмо поставщику о своевременной оплате его услуг по заключенному договору; сопроводительное письмо, информирующее контрагента о направлении ему прилагаемых к письму двух экземпляров проекта договора; рекламное письмо. 8. Составьте объяснительную, служебную, докладную записку. 9. Составьте акт на списание материальных ценностей. Краткая информация Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Служебные письма – это, как правило, письма несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями. Письма оформляют на специально предназначенном для этого вида документа внешнем бланке (предпочтительнее с угловым расположением реквизитов) формата А4. Если текст письма не превышает 7 строк, то используют бланк формата А5. Для надлежащего оформления письма используются следующие реквизиты: 01 (02, 03), 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23,24, 25, 27, 28, 29, 30. Текст письма строят по следующей схеме:

21

• Введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факты, послужившие основанием для составления письма). • Доказательства (обоснование вопроса изложенного в письме). • Заключение (излагаются выводы, предлагаются решения, формулируется ожидаемый результат). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения. Основными чертами официально-делового стиля считаются: – лаконичность и краткость текста, – точность, ясность выражения мысли. Часто в деловых письмах используют типовые фразы (см. табл. 1). Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Гарантийные письма, имеющие финансовые и юридические последствия, заверяются печатью. Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года и передаче в архив не подлежит. Важная переписка с инофирмами, касающаяся экспорта, импорта, гарантий, хранится 10 лет. Если письмо отправляется нескольким адресатам, то сначала указывают адрес основного получателя, а затем адреса других. Если количество адресатов более четырех, то составляют список рассылки и на каждом экземпляре указывают только один адрес. Если письмо отправляют в дополнение к ранее посланному, то в нем указывают номер и дату ранее посланного письма. Таблица 1 Тема 1 Обращение

Благодарности абзац)

(Лид-

Начало вводной части Отправка документа Подтверждение Напоминание

груза,

Типовые фразы 2 • Уважаемый • Господин Фамилия • Уважаемый г-н Фамилия • Уважаемые господа! • Мы рады были получить Ваше письмо… • Большое спасибо за факс от Дата • Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма… • В связи с … • Согласно контракту от … №… • В соответствии с … • В порядке обмена… • Отправляем Вам.. • Направляем Вам на рассмотрение… • Высылаем вам… • Подтверждаем, что… • Фирма…подтверждает получение… • Напоминаем Вам, что… • Считаем необходимым обратить Ваше внимание…

22

Извещение

Просьба Гарантия Предложение Отказ

Согласие Предупреждение Приглашение Окончание письма

• Напоминаем о сроках… • Сообщаем Вам, что… • Ставим вас в известность… • Извещаем Вас, что… • Сообщаем о… • Пожалуйста, сообщите… • Просим оплатить в течение… банковских дней • Мы будем благодарны, если вы… • Оплату гарантируем… • Качество… наша фирма гарантирует… • Мы рады предложить Вам… • Предлагаем Вам… • Мы можем рекомендовать… • К сожалению, ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам… • К сожалению, мы не можем… • Фирма не предполагает… • Предприятие не может обеспечить… • Организации не требуется… • АО не возражает… • Предприятие считает возможным… • Фирма оставляет за собой право обратиться…, если Вы … не может привести к …. …, поэтому мы вынуждены…. • В случае Вашего отказа… • Просим принять участие… • Приглашаем Вас… • Мы рады пригласить Вас… • Надеемся, что наша просьба не будет для вас затруднительной… • Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества • Мы надеемся на Вашу заинтересованность… • С уважением…

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной просьбы или постановкой вопроса и содержащей ответы и предложения. Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления, Вторая – содержит выводы, мнения, предложения составителя. В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководству) и внешние (направленные в вышестоящие организации). Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4 и должна содержать: • Наименование учреждения, • Название вида документа, • Дату, • Место составления, • Адресат, заголовок к тексту, • Текст, 23

• Подпись руководителя, • Фамилию исполнителя, номер его телефона. Подписывает их руководитель организации. Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4. Внутренняя докладная записка включает: • Название структурного подразделения, • Наименование вида документа, • Дату, • Адресат, • Заголовок к тексту, • Подпись составителя (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Служебную записку подписывает руководитель подразделения или другое должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4 и составляется из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по составленному вопросу. Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины. Объяснительные записки не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам служебной записки. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного пользования. Справки служебного характера предоставляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций. Справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: • Наименование организации, • Наименование вида документа, • Дата, • Место составления, • Адресат, • Заголовок к тексту, • Текст, • Подпись. Справки, отправляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В нее 24

включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: • Наименование организации, • Наименование вида документа, • Дата, • Регистрационный номер, • Текст, • Подпись, • Печать. Типовой состав информации личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки, на пишущей машинке или компьютере. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… Действительно работает…» и т. д. Акт – документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи и т. д. Акт, как правило, оформляется на бланке организации и содержит следующие реквизиты: • наименование организации; • наименование структурного подразделения; • наименование вида документа (прописными буквами); • дату; • индекс; • гриф утверждения (не всегда); • место составления; • заголовок к тексту; • текст; • подписи; • указание на количество экземпляров и их местонахождения. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

25

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «АКТ». Например: АКТ проверки финансово-хозяйственной деятельности института; АКТ списания материальных ценностей. Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. п.). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Вводная часть строится по схеме: Основание: Составлен комиссией: Председатель – Члены комиссии: Присутствовали: (если акт составлен в чьем-то присутствии). Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты. После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в соответствии с занимаемыми должностями (чем выше должность, тем раньше упоминается должностное лицо). Если члены комиссии занимают равноценные должности, их фамилии указываются в алфавитном порядке. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт. В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. Например: Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр – бухгалтерия, 2-й экземпляр – коммерческий отдел, 3-й экземпляр – покупатель. Вопросы для обсуждения 1. Перечислите виды информационно-справочных документов. 26

2. Что такое служебное письмо? 3. Перечислите известные вам виды писем. 4. Опишите состав реквизитов и структуру служебного письма. 5. В чем заключается особенности языка и стиля служебных писем? 6. Представьте на обсуждение письма вашей организации. 7. Каковы особенности оформления докладной, служебной и объяснительной записок? 8. Представьте свои варианты докладных, служебных и объяснительных записок. 9. Разработайте бланк справки для вашей организации. 10. Представьте разработанные вами акты. Практическое занятие 6. Документы по личному составу Цель - научиться составлять и оформлять основные виды документов по личному составу. Вопросы для самостоятельной работы 1. Определите основные требования, предъявляемые к документам по личному составу. 2. Оформите приказы по личному составу. 3. Определите порядок составления трудового договора. 4. Составьте трудовой договор с сотрудником вашей организации. 5. Заполните личные карточки сотрудников вашей организации. 6. Заполните личные листки по учету кадров. 7. Заполните трудовые книжки на сотрудников вашей организации. Краткая информация Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты «Т», утверждены Постановлением 05.01.2004 № 1 Госкомстата России. В соответствии с пунктом 2 Постановления Госкомстата, унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на все организации независимо от формы собственности. Приказ по личному составу – нормативный документ, регулирующий прием, увольнение работников, продвижение по службе, присвоение разрядов и т. п. Для оформления и учета лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, применяют две унифицированные формы приказа (распоряжения) о приеме на работу: форму № Т-1 составляет лицо, ответственное за прием, на одного работника, № Т-1а — на группу работников. В них указывают коды организации и формы приказа; наименование структурного подразделения; должность (специальность, профессию); табельный номер; срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу; условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно 27

отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником (работниками) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-1) или «Период работы» (форма № Т-1а) строку (графу) «по» не заполняют. Перевод на другую работу оформляется индивидуальным приказом по форме № Т-5 или № Т-5а, включающим в себя следующую информацию: — причину перевода; — условия труда на прежнем и новом месте работы (участок работы, профессия, должность, размер ставки, оклада и т. д.). Поскольку унифицированная форма не содержит отражающих процедуру перевода реквизитов, она требует составления дополнительных документов — листка прохождения инструктажа, листка медицинского осмотра, справки о несданных материальных ценностях и т. д. Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении), по форме № Т-8 при прекращении действия трудового договора (контракта) с одним работником или № Т-8а при увольнении нескольких работников), содержит следующее: — обозначение распорядительного действия (прекратить действие трудового договора, уволить); — фамилию, имя, отчество, должность работника; — место работы; — основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) (запись производится в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью; делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера); — дату увольнения. Трудовой договор (контракт, соглашение) - это соглашение между работодателем и работником о характере и сроках трудовых отношений. Трудовой договор юридически оформляет взаимные права и обязанности участников трудовых отношений. Правильно составленный трудовой договор защитит интересы работодателя, не ущемляя при этом прав работника, и поможет избежать многих нежелательных юридических последствий. Сторонами трудового договора выступают работодатель и работник. В соответствии с Трудовым договором работодатель обязуется предоставить работнику работу по обозначенной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и другими нормативными актами, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник со своей стороны обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие работодателя. Основным документом регламентирующим трудовые отношения является Трудовой кодекс, и условия трудового договора не должны противоречить его 28

статьям. При этом в спорных ситуациях они будут трактоваться так, как это описано в трудовом кодексе. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора остается у работника, другой хранится у работодателя. Факт получения экземпляра трудового договора работником удостоверяется подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. В трудовом договоре могут фиксироваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленными трудовым законодательством и другими нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а именно: • Условие об уточнении места работы, с указанием структурного подразделения приписки и его местонахождения. • Условие об испытательном сроке. • Соглашение о неразглашении служебной или коммерческой информации. • Условие об обязательстве работником отработать после обучения не менее установленного договором срока, в случае если обучение проводилось за счет работодателя. • Договоренность о видах и об условиях дополнительного социального и медицинского страхования работника. • Условие о возможности улучшения социальных и жилищных условий работника. Личная карточка работника – документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.) Личная карточка работника является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Личная карточка работника заполняется на основании документов: приказов по личному составу, паспорта, трудовой книжки, военного билета, страхового свидетельства пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, других документов, предусмотренных законодательством. Личная карточка работника оформляется на бланке унифицированной формы № Т-2. Личная карточка заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу. на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу, паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж. Личный листок по учету кадров (анкета) - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д.

29

Работник заполняет от руки анкету при поступлении на работу. Ответы на вопросы он дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов - паспорта, трудовой книжки, документов об образовании. В графе "ОБРАЗОВАНИЕ" указывают: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "начальное" согласно документу об образовании работника. В графе "ВЫПОЛНЯЕМАЯ РАБОТА С НАЧАЛА ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ" указывают сведения о работе в соответствии с трудовой книжкой. Первой записью в трудовой книжке могут быть сведения об обучении в учебном заведении, эти сведения также отмечают в данной графе. Здесь же указывают на перерывы в работе и их причину - учеба, болезнь, иждивение, отпуск. Работник, занимая различные должности на одном предприятии, должен указать время пребывания в них. В графе "СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ" указывают сведения: женат (замужем), вдовец (вдова), холост (не замужем), перечисляют членов семьи, (с указанием степени родства), проживающих вместе с работником (отец, мать, жена, сын и т.д.). Надо также указать фамилию, имя, отчество, год рождения и чем занимается каждый член семьи. Отрицательные ответы пишут без повторения вопросов в форме - не знаю, не имею, не владею, не был. Личный листок должен быть проверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности. Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже гражданина РФ. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (если это основное место работы). Индивидуальные предприниматели также обязаны вести трудовые книжки. Не ведут трудовые книжки только работодатели - физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме. В трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству (такие сведения вносит работодатель по месту основной работы работника по его желанию на основании документа, подтверждающего работу по совместительству). В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении работника, основания прекращения трудового договора, сведения о награждениях за успехи в работе. Вопросы для обсуждения 1. Какие виды приказов оформляют в организациях? 30

2. Какие реквизиты входят в состав приказа по личному составу? 3. В чем особенности оформления текста приказа по личному составу? 4. Кто визирует приказ по личному составу? 5. Подготовьте приказы по личному составу вашей организации. 6. Составьте трудовые договоры для сотрудников вашей организации. 7. Предоставьте личные карточки сотрудников. 8. Предоставьте личный листок по учету кадров. 9. Укажите особенности заполнения трудовых книжек. 10. Заполните трудовые книжки на сотрудников вашей организации. Практическое занятие 7. Документирование работы с персоналом. Составление личных документов Цель - научиться составлять и оформлять личные документы. Вопросы для самостоятельной работы 1. Определите основные требования, предъявляемые к личным документам. 2. Составьте заявление о приеме на работу. 3. Составьте расписку, доверенность. 4. Составьте резюме. 5. Оформите характеристику. 6. Напишите автобиографию. Краткая информация Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности – помещения, сейфы и шкафы отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера. Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска и т.д. Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии. Заявление представляет собой краткую письменную просьбу, содержащую: а) сведения об адресате (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя предприятия); б) сведения о заявителе (фамилия, имя, отчество, адрес места жительства); в) наименование вида документа (заявление); г) текст документа (начинается со слов "Прошу принять на работу...", с указанием наименования структурного подразделения предприятия, должности и желаемой даты приема на работу);

31

д) подпись заявителя (с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки). На заявлении о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Заявление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, а затем издается приказ. Заявление нужно писать на формате А4, так как это общепринятый формат документов личного дела. Расписка – это документ, удостоверяющий факт получения каких-либо ценностей (денег, недвижимости). Юридическую силу расписка получает только после того, как ее заверит нотариус. Доверенность – это документ о том, что одно лицо (доверитель) предоставляет право другому лицу (поверенному) совершать какие-либо операции или действия. Все доверенности подразделяются на доверенности официального характера (на бланках с гербовой печатью для более серьезных сделок) и на доверенности личного характера (выданные отдельным человеком). Резюме. Общие сведения о подготовке резюме содержатся, в частности, в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов. В соответствии с рекомендациями, резюме — это документ, содержащий краткие (основные) биографические данные о соискателе. Структура резюме включает следующие элементы: а) персональные сведения (фамилия, имя, отчество, место рождения, дата рождения, паспортные данные, семейное положение, почтовый адрес, телефон); б) сведения об образовании (места учебы, перечисленные в обратной хронологической последовательности, ученые степени и звания с указанием даты их присвоения); в) сведения о трудовой деятельности (места работы и занимаемые должности, перечисленные в обратной хронологической последовательности, краткое описание характера выполняемой работы); г) сведения о профессиональных интересах (проблемы и направления, в области которых хотел бы работать соискатель, цели трудоустройства); д) дополнительные сведения (знание иностранных языков, иные навыки, имеющее отношение к перспективной профессиональной деятельности, опыт сотрудничества с международными и общественными организациями, наличие дипломов, свидетельств, удостоверений о профессиональной подготовке, сведения о рекомендациях и т. п.). Рекомендуемыми реквизитами резюме являются: а) сведения об адресате (указываются в произвольной форме, в зависимости от способа доставки резюме, например, "К сведению руководства компании "Вега" при рассмотрении соискателей на вакансию "Менеджер по продажам", располагаются в левом верхнем углу листа на один-два интервала

32

ниже его края, наименование вакансии целесообразно выделить прописными буквами или полужирным шрифтом); б) наименование документа (слово "резюме", напечатанное прописными буквами, располагается двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизита "Сведения об адресате", с выравниванием по центру, без абзацного отступа); в) заголовок к тексту документа (включает фамилию, имя, отчество соискателя в родительном падеже, например, Иванова Ивана Ивановича, располагается на один межстрочный интервал ниже наименования документа); г) текст документа (излагается в вышеуказанной последовательности, разделы нумеруются арабскими цифрами с точкой, располагается на один-два межстрочных интервала ниже заголовка к тексту, могут выделяться полужирным шрифтом или подчеркиванием. д) подпись соискателя (с указанием даты, личной подписи и ее расшифровки, располагается на один интервал ниже). В целях экономии места допускается оформлять текст без абзацного отступа с полуторным межстрочным интервалом шрифтом 10—12 кегля); Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста. При оформлении резюме целесообразно придерживаться общих требований, предъявляемых к оформлению деловых документов. В любом случае, однако, резюме должно быть аккуратным, точным и по возможности кратким — такой документ проще и быстрее изучать, а при необходимости можно всегда запросить о соискателе дополнительную информацию или пригласить на собеседование. Работа с резюме существенно упрощается для секретаря (иного сотрудника, уполномоченного документировать прием на работу), если соискателю заранее сообщаются требования к оформлению этого документа. Вот почему образец или бланк резюме целесообразно всегда иметь под руками (в бумажном или электронном виде). Характеристика работника — это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, аттестация на должность и т. п.). В характеристике приводится отзыв о служебной деятельности сотрудника, оценка его деятельности и моральных качеств. Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать. В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:

33

1. Анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, национальность, образование. 2. Данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т. п.). 3. Собственно характеристика, т. е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений. 4. Заключительная. Она содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики. Текст характеристики излагается в форме третьего лица. Автобиография работника – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография типового формуляра не имеет и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. В автобиографии обычно указывают: • название документа - АВТОБИОГРАФИЯ; • имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения; • сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); • образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; • дата, подпись и ее расшифровка. Пишут автобиографию рукописным способом на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке при поступлении на работу, на учебу. Форма изложения — повествовательная (от первого лица). Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека. Вопросы для обсуждения 1. Какие требования предъявляют к личным документам. 2. Какие существуют варианты составления заявления. 3. Какие требования к оформлению резюме сложились в настоящее время. 4. Обозначьте правила составления расписки и доверенности. 5. Представьте заявление о приеме на работу, расписку, доверенность, резюме, характеристику и автобиографию.

34

Практическое занятие 8. Организация работы с документами. Автоматизация документационного обеспечения управления Цель – приобрести навыки работы с документами, познакомиться с системами автоматизации делопроизводства. Вопросы для самостоятельной работы 1. Определите общие принципы организации рационального документооборота на предприятии. 2. Обозначьте этапы движения входящего, исходящего и внутреннего документопотоков в организации. 3. Заполните журнал регистрация документов. 4. Определите процедуру оформление дел и передачи документов на архивное хранение. Особенности хранения электронных документов. 5. Опишите основные требования к современным системам автоматизации делопроизводства и документооборота. 6. Разработайте номенклатуру дел службы документационного обеспечения управления предприятия вашей отрасли. 7. Сформируйте папку готовых документов соответствующей организации. 8. Подготовьте презентацию по документообороту вашей организации.

Краткая информация «Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» (ГОСТ Р 51141 – 98). Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации, отрасли и даже целого государства. Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции. Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Если сроки прохождения и обработки документов поддаются нормированию,

35

то они также отражаются в схемах. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д. К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей. Прием и обработка входящих документов. Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал (компьютер). При поступлении срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и т. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты). Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения. Рассмотрение документов руководством (резолюция). После сортировки и проставления отметки о поступлении документы передаются руководителю. Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения. Если исполнение документа взято под контроль руководителем, то секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля или в память компьютера. После этого документ передается исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. При необходимости определяется график очередности работы с документом. Важные или конфиденциальные документы передаются для исполнения под роспись. Работа с исходящими документами. Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов: – составление проекта документа; – согласование проекта; – проверка правильности оформления документа, печать; 36

– подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати); – регистрация; – тиражирование; – отправка первого экземпляра документа адресату; – подшивка второго экземпляра в дело. Важный момент в делопроизводственном процессе – текущее хранение и использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются информационно-поисковые системы (ИПС), при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению. Вопросы для обсуждения 1. Обозначьте общие принципы организации рационального документооборота на предприятии. 2. Определите этапы движения входящего, исходящего и внутреннего документопотоков в организации. 3. Обозначьте основные требования к современным системам автоматизации делопроизводства и документооборота. 4. Обсудите организацию внедрения эффективной системы управления документами на предприятии. 5. Представьте папку готовых документов вашей организации. 6. Представьте презентацию по документообороту вашей организации.

37

4. Глоссарий Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Анкета — документ, содержащий расширенные анкетно-биографические данные работника. Анкета – форма предоставления унифицированного текста, в которой дается изложение словесной или цифровой информации при описании объекта по определенному набору признаков. Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа. Выписка из приказа – документ, содержащий копию той части текста приказа, которая нужна конкретному исполнителю для работы. Дело – совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правила. Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений (характера сделки, условий и сроков поставки, транспортировки, оплаты, гарантий и т.п.) Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия и содержащий изложение какого-либо вопроса, факта, а также предложения составителя по излагаемому вопросу. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно определению, документом может быть текст, рисунок, графика, фотография, аудио- и видеозапись. Документ обеспечивает сохранение и накопление информации. Документирование – процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Документоведение – научная дисциплина, предметом которой служит развитие способов документирования и носителей информации. Документооборотом – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенные копии делятся на нотариальные и копии с 38

документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия. Индекс документа – присвоение при регистрации документу порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений, позволяющих определить структурное подразделение или должностное лицо, являющееся автором документа, места его хранения. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий полной юридической силы юридической силы. Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье). Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Норма – узаконенное установление, признанный обязательный порядок чего-либо; Установленная мера, средняя величина чего-либо. Норматив – экономический или технический показатель норм, в соответствие с которыми производится работа Нормативный – устанавливающий норму, правило Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Официально-деловой стиль – это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности, пересылаемых по почте. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия для выполнения производственных задач. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений коллегиальными органами. Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для едино-начального решения оперативных вопросов. Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления. Регламент – правила, регулирующие порядок какой либо деятельности. 39

Регламентировать – подчинять регламенту. Реквизит – это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении. Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.). Связный текст – это текст, суть которого неизменно повторяется в ряде документов, он содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях. Справка – это документ, подтверждающий какие-либо факты и события. Стандарт – типовой вид, образец, которому должно удовлетворять чтонибудь по своим признакам, свойствам, качествам. Стандартизация – деятельность по установлению норм, правил и характеристик. Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Трафарет – содержит постоянную информацию с пробелами для внесения переменной информации, зависящей от конкретной ситуации. Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, регламентирующий их права и обязанности по отношению друг к другу. Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Юридическая сила документа – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

40

5. Библиографический список Основной 1. Басаков, М. И. Делопроизводство : документационное обеспечение управления / М. И. Басаков. - М. : Феникс, 2007. - 376 с. 2. Крюкова, Н. П. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / Н. П. Крюкова. – М. : ИНФРА-М, 2010.- 267 с. 3. Раздорожный, А. А. Документирование управленческой деятельности : учеб. пособие для студентов вузов по спец. "Менеджмент организации" / А. А. Раздорожный. - М. : ИНФРА-М, 2011. - 303 с. Дополнительный 1. Басаков, М. И. Современное делопроизводство: документационное обеспечение управления / М. И. Басаков. – М.: Феникс, 2008. - 474 с. 2. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления : учебное пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. - М: ИНФРА-М, 2007. - 364 с. 3. Коршунова, Л. Н. Документирование управленческой деятельности : конспект лекций / Л. Н. Коршунова, Н. А. Проданова. – М. : Феникс, 2007. - 192 с. 4. Крылова, И. Ю. Документирование управленческой деятельности : учебное пособие / И. Ю. Крылова. – М. : Бизнес-Пресс», 2007. - 239 с. 5. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство: документационное обеспечение управления / Т. В. Кузнецова. – М. : ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. - 528 с. 6. Пшенко, А. В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство) : учеб. пособие / А. В. Пшенко. - М . : ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. - 256 с. 7. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство / М. Ю.Рогожин. - М.: ИндексМедиа, 2007. - 240 с. 8. Румынина, Л. А. Документационное обеспечение управления / Л. А. Румынина . – М. : Академия, 2007. - 222 с. 9. Сологуб, О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов : учебное пособие / О. П. Сологуб. – М. : Омега-Л, 2008. - 207 с. 10. Спивак, В. А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство) / В. А. Спивак. - СПб.: Питер, 2007. - 235 с. 11. Стенюков, М. В. Образцы, шаблоны документов по делопроизводству / М. В. Стенюков. М: А-Приор, 2007. - 224 с. 12. Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов : Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

41

Требования к оформлению документов» / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. - 2е изд., перераб. и доп. - М.: Велби, Проспект, 2005. - 216 с. 13. Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства и язык служебного документа / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова. - М: Феникс, 2007. - 396 с. Нормативно-правовые акты 1. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ), ч. 1, от 30.11.1994 № 51-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994), действующая редакция. 2. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) от 30.12.2001 № 195-ФЗ (принят ГД ФС 20.12.2001), действующая редакция. 3. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) от 30.12.2001 № 197ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001), действующая редакция. 4. Уголовный кодекс Российской Федерации (УК РФ) от 13.06.1996 № 63-ФЗ (принят ГД ФС 24.05.1996), действующая редакция. 5. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», действующая редакция. 6. Федеральный закон от 12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании», действующая редакция. 7. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», действующая редакция. 8. Федеральный закон от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», действующая редакция. 9. Федеральный закон от 01.06.2005 №53-Ф3 «О государственном языке Российской Федерации», действующая редакция. 10. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», действующая редакция. 11. Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных», действующая редакция. 12. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. М.: Издательство стандартов, 1984. 13. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. 14. ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. N 332-ст). [Электронный ресурс]. http://www.garant.ru. 15. ГОСТ Р ИСО 9001 - 2001 Системы менеджмента качества. Требования (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. № 333-ст, с изменениями от 7 июля 2003 г.). [Электронный ресурс]. http://www.garant.ru.

42

16. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. 17. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России, 1994. 18. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» [Электронный ресурс]. - http://www.gost.ru. 19. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991. 74 с. 20. Основные правила работы архивов организаций М.: Росархив, 2002. 152 с. 21. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Росархивом 06.10.2000 (в редакции решения Росархива от 27.10.2003) [Электронный ресурс]. - http://www.consultant.ru. 22. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утвержден постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. [Электронный ресурс]. - http://www.garant.ru. 23. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской" Федераций от 8 ноября 2005 года N 536. [Электронный ресурс]. - http://www.garant.ru. 24. Типовой регламент внутренней, организации федеральных органов исполнительной власти. Утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452. [Электронный ресурс]. http://www.garant.ru. Интернет-ресурсы 1. Информационное агентство Клерк.Ру // http://www.klerk.ru/ 2. Делопроизводство + // http://www.delpro.narod.ru/ 3. Делопроизводство // http://www.funnycong.ru/ 4. Документооборот и делопроизводство //http://workpaper.ru/ 5. Сайт по кадровому делопроизводству // http://www.kadrovik-praktik.ru 6. Образцы деловых документов // http://dogovor.helpery.ru/ 7. Делопроизводство и документооборот // http://working-papers.ru/ 8. Бланкер.ру // http://blanker.ru

43